学生资助-关于印发《安徽信息工程学院学生资助工作档案管理实施细则》的通知

关于印发《安徽信息工程学院学生资助工作档案管理实施细则》的通知

学生处

2018-10-21

院学字〔2017〕36号

关于印发《安徽信息工程学院学生资助工作

档案管理实施细则》的通知

各单位：

根据《安徽省教育厅转发《安徽省档案局安徽省扶贫开发领导小组办公室关于转发国家档案局国务院扶贫开发领导小组办公室关于做好精准扶贫档案工作的意见》的通知》(皖教秘〔2017〕287号)文件要求，学校制定《安徽信息工程学院学生资助工作档案管理实施细则》，经院长办公会研究通过，现予印发，请遵照执行。

安徽信息工程学院学生处

2017年11月9日

安徽信息工程学院学生资助工作档案管理实施细则

第一章总则

第一条为规范本校学生资助工作的档案管理，特制定本细则。

第二条学生资助工作档案是指在办理学生资助业务过程中，形成的有保存价值的各种形式和载体的历史记录。包括上级部门和本单位印发的有关管理文件，资助管理机构人员分工及职责，学生资助工作方案、计划、工作总结、资助工作会议记录等文件材料和学生申请表、相关证明、受理结果、认定审核、公示、资金发放、宣传等各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条归档的文件材料必须按学年立卷（特殊情况除外），本单位内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章档案管理机构人员及职责

第五条我校学生资助工作档案管理由学生处全面负责，校学生资助管理中心具体实施，各系（部）安排学生工作人员专人管理（人员名单确定或变更后要及时报学生资助管理中心备案）。

第六条校学生资助管理中心职责：全面负责全校学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各系（部）档案管理工作。

第七条各系（部）职责：按照本实施细则开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本系（部）的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行校学生资助中心其他意见。

第三章归档范围

第八条校学生资助管理中心归档材料：

（一）贫困生库；

（二）生源地贷款；

（三）国家奖学金；

（四）国家励志奖学金；

（五）国家助学金；

（六）征兵学费补偿；

（七）勤工助学；

（八）综合测评；

（九）校内奖学金；

（十）评优评先；

（十一）学费减免；

（十二）困难补助（含爱心慰问）；

（十三）困难走访；

（十四）绿色通道；

（十五）社会资助项目；

（十六）资助育人成果；

（十七）建档立卡学生资助档案；

（十八）总结及文件。

第九条系（部）归档材料：

（一）贫困生库；

（二）生源地贷款；

（三）国家奖学金；

（四）国家励志奖学金；

（五）国家助学金；

（六）综合测评；

（七）校内奖学金；

（八）评优评先；

（九）学费减免；

（十）困难补助（含爱心慰问）；

（十一）困难走访；

（十二）资助育人成果；

（十三）建档立卡学生资助档案；

（十四）总结及文件。

第四章档案归档及索引

第十条我校学生资助工作档案采取两级管理模式，各（部）都要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。

第十一条全校的学生资助工作档案采用统一的分类方式和编码格式索引。

第十二条归档时间要求：各级应当按学年进行整理归档，在每年9月前完成上一学年的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第五章归档实施原则与规范

第十三条归档以最大复原与可操作性为实施原则。

第十四条归档规范：

（一）归档文件采用“学年――项目”分类。

（二）档案须按照统一标准装订，装订顺序为：封面——目录——各级文件——汇总表格——报告——文件——图片——封底。装订后装盒（袋）。

（三）归档材料采用盒（袋）装，档案盒外表面规格为310mm*220mm（文书档案盒，内装A4纸），厚度任选。

卷外目录指档案盒或档案袋外部目录，汇总所有归档材料。

卷内目录指按档案盒或档案袋内的文件名称顺序编制页码清单。

（五）装盒（袋）：将归档文件按卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊。

第六章附则

第十五条本细则由学生处负责解释，自印发之日起实施。

附件1

校学生资助管理中心归档材料明细表

编号	项目	明细	备注
1	贫困生库	1.家庭经济困难学生汇总表 2.校资助工作领导小组批复 3.系（部）评审报告、会议纪要 4.校级公示材料	按学年
2	生源地贷款	1.贷款回执 2.毕业生还款承诺书 3.财务对账单 4.生源地贷款毕业确认表 5.生源地贷款汇总表	按年度
3	国家奖学金	1.评审报告 2.院长办公会会议纪要 3.国家奖学金初审表 4.国家奖学金申请审批表 5.国家奖学金发放材料 6.系（部）评审报告、会议纪要 7.校级公示材料 8.会计凭证、银行发放记录	按学年
4	国家励志奖学金	1.评审报告 2.院长办公会会议纪要 3.励志奖学金初审表 4.励志奖学金申请审批表 5.励志奖学金发放材料 6.系（部）评审报告、会议纪要 7.校级公示材料 8.会计凭证、银行发放记录	按学年
5	国家助学金	1.评审报告 2.院长办公会会议纪要 3.国家助学金初审表 4.国家助学金发放材料 5.系（部）评审报告、会议纪要 6.校级公示材料 7.会计凭证、银行发放记录	按学年
6	征兵学费补偿	1.评审报告 2.院长办公会会议纪要 3.征兵学费补偿汇总表 4.征兵学费补偿发放材料 5.校级公示材料 6.会计凭证、银行发放记录	按年度
7	勤工助学	1.招聘材料 2.校级公示材料 3.工资发放月度汇总表 4.会计凭证、银行发放记录	按年度
8	综合测评	素质综合测评表（以班级为单位）	按学年
9	校内奖学金	1.评审报告 2.院长办公会会议纪要 3.校内奖学金汇总表 4.校内奖学金发放材料 5.系（部）评审报告、会议纪要 6.校级公示材料 7.会计凭证、银行发放记录	按学年
10	评优评先	1.评审报告 2.院长办公会会议纪要 3.评优评先汇总表 4.系（部）评审报告、会议纪要 5.校级公示材料	按学年
11	学费减免	1.评审报告 2.院长办公会会议纪要 3.学费减免汇总表 4.学费减免发放材料 5.学费减免申请表（附家庭情况调查表复印件及其他证明） 6.系（部）评审报告、会议纪要 7.校级公示材料 8.会计凭证、银行发放记录	按学年
12	困难补助（含爱心慰问）	1.评审报告 2.院长办公会会议纪要 3.困难补助汇总表 4.困难补助发放材料 5.困难补助申请表（附家庭情况调查表复印件及其他证明） 6.系（部）评审报告、会议纪要 7.校级公示材料 8.会计凭证、银行发放记录	按学年
13	困难走访	1.系（部）走访慰问一览表 2.领款单（复印件） 3.学生与家长身份证复印件 4.照片	按学年
14	绿色通道	1.绿色通道登记审批表 2.绿色通道登记汇总表	按学年
15	社会资助	社会资助项目发放材料	按学年
16	资助育人成果	能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料	按学年
17	建档立卡学生资助档案	建档立卡家庭经济困难学生资助台账	按学年
18	总结及文件	1.年度工作计划与总结 2.大事记 3.管理制度 4.重要发文	按年度

附件2

系（部）归档材料明细表

编号	项目	明细	备注
1	贫困生库	1.系（部）评审报告、会议纪要 2.家庭经济困难学生汇总表 3.家庭经济困难调查表（原件） 4.家庭经济困难认定申请表 5.困难认定工作记录（班级） 6.系（部）公示材料	按学年
2	生源地贷款	生源地贷款汇总表（学生资助管理中心提供）	按年度
3	国家奖学金	1.系（部）评审报告、会议纪要 2.国家奖学金初审表 3.国家奖学金汇总表 4.系（部）公示材料	按学年
4	国家励志奖学金	1.系（部）评审报告、会议纪要 2.励志奖学金初审表 3.励志奖学金汇总表 4.系（部）公示材料	按学年
5	国家助学金	1.系（部）评审报告、会议纪要 2.国家助学金申请审批表 3.国家助学金汇总表 4.系（部）公示材料	按学年
6	综合测评	1.素质综合测评表（以班级为单位） 2.综合测评工作记录	按学年
7	校内奖学金	1.系（部）评审报告、会议纪要 2.校内奖学金汇总表 3.系（部）公示材料	按学年
8	评优评先	1.系（部）评审报告、会议纪要 2.评优评先汇总表 3.系（部）公示材料 4.评优评先申请材料	按学年
9	学费减免	1.系（部）评审报告、会议纪要 2.学费减免汇总表 3.学费减免申请表（附家庭情况调查表复印件及其他证明） 4.系（部）公示材料	按学年
10	困难补助（含爱心慰问）	1.系（部）评审报告、会议纪要 2.困难补助汇总表 3.困难补助申请表（附家庭情况调查表复印件及其他证明） 4.系（部）公示材料	按学年
11	困难走访	1.系（部）走访慰问一览表 2.领款单（复印件） 3.学生与家长身份证复印件 4.照片	按学年
12	资助育人成果	能反映资助育人教育的各种材料，包含但不限于文字、图片、音像材料	按学年
13	建档立卡学生资助档案	建档立卡家庭经济困难学生资助台账	按学年
14	总结及文件	1.年度工作计划与总结 2.资助管理制度、通知文件	按年度

附件3：卷外目录

归档文件目录

序号	责任者	档案号	题名	日期	份数	备注

附件4：卷内目录

归档文件目录

档号：保管期限：

序号	题名	日期	页数	备注

责任者：时间：

附件5

盒脊

（档案编号）

案卷题名

学年

2017-2018

学年

2017-2018

学年

时间

2017年6月

时间

2017年度

时间

保管
期限

学生资助管理中心

计算机与软件工程系